Podemos definir la gestión del conocimiento como la forma activa, consciente y deliberada con la cual una organización genera, clasifica almacena, y distribuye el conocimiento en su organización.
http://wiki.docmgr.org/index.php/Documentation
Gestionar el conocimiento implica un gran esfuerzo de las personas que actúan en la organización pero también conlleva el uso de tecnologías que permiten realizar las tareas mencionadas en el punto anterior.
Gran parte de la información de una organización se encuentra en diversos tipos de documentos que pueden ser documentos de texto, planillas de cálculo, presentaciones, etc. Muchas veces esos documentos se elaboran una y otra vez en distintas partes de la organización que desconocen que ya otras personas realizaron la tarea.
Si sumamos las horas que se dedican a la elaboración de estos documentos y las valorizamos seguramente daría un importe que llamaría la atención. Pero más allá de esta situación pensemos en el costo de oportunidad que significa que un empleado vuelva a hacer el trabajo que otro ya realizó en lugar de estar concretando una venta. A esto agreguemos la oportunidad de contar con un documento en el momento que lo necesitamos y dar una respuesta de manera inmediata u obtener el conocimiento que se encuentra explicitado en ese documento de manera inmediata.
Otra de las cuestiones y que creo que no es menor es saber cuál es la última versión de un documento, o cual es la versión oficial de ese documento, esto en casos como por ejemplo la documentación de sistemas de gestión de calidad es una cuestión fundamental.
Existen muchas formas de compartir documentos en la red desde carpetas compartidas en un servidor de red o utilizando herramientas WEB que me permiten compartir documentos en internet, como pueden ser sencillas páginas web que me permiten realizar el download de documentos, wikis, herramientas de groupware, etc. Entonces la pregunta es porque buscar algo específico para la administración de documentos si ya existen formas de compartirlos y la respuesta es que en muchos casos estas herramientas son incompletas porque no permiten un control de la publicación de documentos, o no permiten la catalogación (es decir agregar etiquetas) o no permiten una búsqueda adecuada, o no permiten agregar algún esquema de seguridad de acceso.
Obviamente cualquier forma de organizarse es mucho mejor que el caos de documentos desperdigados por las distintas computadoras de la organización.
¿Que es lo que debería entonces hacer un sistema de administración de documentos para que permita realmente aprovechar el conocimiento que reside en los distintos documentos?
Veamos…
Organizar: Debería permitir organizar los documentos en carpetas.
Catalogar: Se debería poder incluir “etiquetas” o “tags” e información que permita luego su fácil búsqueda.
Vincular: Los documentos normalmente se referencian unos a otros. Un buen sistema de gestión documental debería permitir explicitar estos vínculos.
Versionar: Permite establecer cuando un documento fue modificado.
Gestionar la Publicación: Establecer que usuarios deben intervenir en la publicación del documento, lo que se denomina camino de publicación.
Seguridad: Permitir asignar distintos niveles de acceso a los usuarios.
Acceso vía WEB: Debe estar soportada en una plataforma que permita acceder desde cualquier lugar.
Búsqueda de Documentos: Debe ser el punto fuerte debe permitir buscar documentos, buscando por la descripción de los mismos, palabras claves y contenido.
Alertas: Es fundamental que los usuarios tomen nota de que nuevos documentos han sido publicados.
En la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional del Centro instalamos una plataforma Open Source denominada DocMGR. Esta aplicación es una solución WEB, muy fácil de usar que tiene la mayoría de las funcionalidad enunciadas anteriormente y que está realizado en php, corre con una base de datos PostgreSQL y Servidor WEB Apache.
Tiene una primera interfaz donde se le muestran al usuario los últimos documentos publicados y avisos sobre acciones que se esperan que el usuario realice sobre los documentos en proceso de gestión.
En esta primera experiencia lo que detecté es que la aplicación falla cuando se ingresan palabras con acentos o con algunos símbolos especiales. No pude comprobar si los documentos son adecuadamente indexados en cuanto a contenido para eso se requeriría un testeo más profundo.
La seguridad no es el mejor punto de esta aplicación aunque prevé aspectos de seguridad como manejo de grupos y tiene conexión con LDAP.
En cuanto a la búsqueda de documentos no permite combinar navegación tipo browse con la búsqueda, es decir ir navegando e ir filtrando a la vez.
Resumiendo es una buena herramienta para publicar, compartir y buscar documentos. Es decir que acompaña bien el ciclo de creación, clasificación, almacenamiento y búsqueda de información que son las actividades escenciales de la gestión del Conocimiento. Si usted está queriendo mejorar la Gestión del Conocimiento esta es una buena posibilidad para explorar. Pero obviamente lo que hace mover el conocimiento son las personas. Así es que si las personas no suben los documentos, los etiquetan adecuadamente o toman como costumbre buscar un documento antes de ponerse a armar uno nuevo, no habrá sistema que lo ayude.
Más información en:
http://wiki.docmgr.org/index.php/DocMGR_-_Document_Managementhttp://wiki.docmgr.org/index.php/Documentation
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